Administrative Assistant

Requisition Number: 117282

Position Title: Administrative Assistant III

External Description:

Administrative Assistant @ EA

We are EA

And we make games – how cool is that? In fact, we entertain millions of people across the globe with the most amazing and immersive interactive software in the industry. But making games is hard work. That’s why we employ the most creative, passionate people in the industry.

The challenge ahead

The primary purpose of an Administrative Assistant is to provide a 'first class' level of support in overseeing the successful planning and execution of all internal and external events from inception to completion.

What an Administrative Assistant does at EA:

• Keeps manager’s agenda, update calendars, sets up and coordinates meetings, handles all necessary meetings arrangements (room bookings, liaising with internal and external clients) and ensure that other directors are kept aware of all necessary diary appointments and changes; provide e-mail responses when appropriate;
• Takes, transcribes, and distributes meeting minutes if required;
• Manages multiple special projects including large-scale meetings, event planning and logistics for conferences/parties; 
• Maintains up-to-date knowledge of EA operations, policies, and procedures;
• Maintains and distributes confidential and highly sensitive information, acting in confidence on behalf of the manager to handle issues of an organizationally sensitive nature;
• Screens and prioritizes incoming phone calls and mail - responding and following up when necessary - generates and composes correspondence on their own initiative;
• Work as a liaison with the finance team regarding payment of invoices and expenses;
• Work as a liaison with the other departments in the companies, as needed (e.g.: with HR, Facilities, Finance);
• Prepare Power Point presentations when required;
• Arrange phone calls/conference calls for Partners;
• Create and maintain contact databases (press, authorities, providers etc.);
• Researches and prepares responses to information requests;
• Provides support in all the projects/activities initiated by the department management team;

Skills & Knowledge we are searching for:

• Minimum of 3 years background in administrative (secretary) activities, ideally in a large multinational corporation;
• Computer literate, MS Office skills and particularly strong grasp of PowerPoint;
• Excellent English knowledge;

Competences:

• Ability to be flexible and comfortable with frequently changing circumstances and arrangements;
• Being confident at dealing with executives and managing relationships at all levels;
• Taking the initiative to respond to or deal with situations when appropriate;
• Able to work under pressure and remaining calm and unflappable even during the busiest periods of time;
• Approachable attitude with a strong focus on customer service;
• Strong planning and organizational skills;
• Problem solving and result orientation;
• Excellent written and verbal communication;
• Sense of humor.

City:

State:

Community / Marketing Title: Administrative Assistant

Company Profile:

Electronic Arts Inc. este o companie de divertisment interactiv, lider la nivel mondial. EA oferă jocuri, conținut și servicii online pentru console conectate la Internet, calculatoare personale, telefoane mobile și tablete.

EEOText: Despre EA Electronic Arts există pentru a inspira lumea să joace. Creăm noi experiențe extraordinare de joc pentru milioanele noastre de jucători de pretutindeni, reunind oameni talentați care combină creativitatea, inovația și pasiunea. Știm că puterea noastră constă în diversitatea oamenilor noștri. Ne integrăm angajații într-o cultură incluzivă și le oferim oportunități pentru învățare și conducere, care le permit să întreprindă cele mai remarcabile și pline de satisfacție activități ale carierei lor. Angajații noștri sunt în prim-plan. Oferim pachete de beneficii cuprinzătoare, cu accent pe sănătate și bunăstare, pentru a vă susține necesitățile și pentru a vă ajuta să găsiți un echilibru între carieră și viața personală. Oferim acces la medii de lucru dinamice și cooperante, posibilități de conectare și de a vă aduce aportul prin intermediul grupurilor noastre de resurse pentru angajați, precum și sprijin pentru o viață echilibrată, cu zile libere și concediu de maternitate și de paternitate plătite, plus jocuri video gratuite și multe altele! Electronic Arts este un angajator care aplică principiul egalității de șanse. Toate deciziile de angajare sunt luate fără a ține seama de rasă, culoare, origine națională, descendență, sex, identitate sau exprimare de gen, orientare sexuală, vârstă, informații genetice, religie, dizabilități, stare medicală, sarcină, stare civilă, statut familial, statut de veteran sau orice altă caracteristică protejată de lege. De asemenea, Electronic Arts oferă locuri de muncă pentru persoanele calificate cu dizabilități, conform legislației aplicabile.

Days Open: 203

Can this position be remote?:

EEO Employer Verbiage:

EA este un angajator care oferă oportunități egale. Toate deciziile de angajare sunt luate fără a ține seama de rasă, culoare, origine națională, descendență, sex, identitate sau exprimare de gen, orientare sexuală, vârstă, informații genetice, religie, dizabilități, stare medicală, sarcină, stare civilă, statut familial sau statut de veteran. De asemenea, EA oferă locuri de muncă pentru persoanele cu handicap calificate, conform legislației aplicabile.