Production Coordinator - Metalhead

Requisition Number: 176700

Position Title: Administrative Assistant IV

External Description:

Production Coordinator - Metalhead

 

Victoria, Canada

 

Electronic Arts Inc. is a leading global interactive entertainment software company. EA delivers games, content and online services for Internet-connected consoles, personal computers, mobile phones and tablets.

The team at Metalhead comes from diverse backgrounds, unified by a passion to make original games. We've supported and inspired each other through the development and evolution of the Super Mega Baseball series and have built a fiercely loyal fanbase in the process. And we get to do it all from downtown Victoria. We're growing the studio and hope you'll consider joining us.

As a part of our operations team, you’ll be essential in helping our smaller studio function efficiently and smoothly.. You’ll be looked to as the first point of contact when needs arise outside of game development. You’ll take on daily responsibilities, some of which can be planned and some that will be impromptu.

 

Your Responsibilities

Studio Purchasing:

• Support studio relations by processing service agreements and vendor payments through established system
• Organize and reconcile corporate credit cards for the team card and certain senior individuals
• Asset management and purchasing (hardware, software, office supplies, swag, and misc.)
• Create, process and manage purchase orders
• Set up vendors through established system
• Coordinate gifts for life events such as baby gift baskets, bereavement flowers, retirement gifts, and service recognition gifts
• Maintain administrative files (payroll reporting, contract payments, etc)
• Be a central point of knowledge for all things purchasing, including understanding approval processes and training others on expense tools

Studio Space Management:

• Communicate and coordinate service requests with our building’s property managers
• Coordinate office parking space assignments
• Receive/send mail and packages on-site
• Manage office keys/fobs
• Organize office services as needed (appliance repairs, etc)
• Manage visitor sign-in and be the first face of the studio to key visitors
• Selecting, ordering and organizing office snacks as needed
• General office organization and coordination of decluttering efforts

Other:

• Maintain studio specific distribution lists and Slack channels
• Organize swag and put together new hire boxes
• Organize onsite and offsite meetings, catering and special event logistics
• Help with onboarding new hires to ensure account and equipment setups have been completed before they start (complete NUSUs, coordinate with IT and badging, assist new hires with their credentials)
• Support with onboarding of new hires by making them feel welcome in the studio and providing information about the office and building
• Coordinate desk changes and other office reconfigurations
• Manage studio calendars
• Organize travel arrangements for studio leadership (flights, accommodation, travel letters for international travel)
• Other administrative, studio culture, and operational responsibilities that support the studio and leadership team

 

Your Qualifications

• Proficiency with MS Office, Google Workspace, spreadsheets, etc and the ability to pick up on new programs quickly
• Desire to take ownership, be responsible and find solutions
• Puts the team ahead of the individual with a willingness to step outside of core responsibilities when needed, along with the rest of our team
• Ability to keep track of many small projects and tasks at the same time
• Comfort in reaching out to and working with people in the broader organization as well as outside of EA
• Flexibility as you take on a variety of different projects that may differ from your day-to-day tasks

 

Bonus Qualifications

• A diploma or degree in administration, business or similar
• 1+ years of administrative experience

 

Regardless of your specialization, a few things we're always looking for

• A sense of humility and ability to thrive in a team environment. You look for help when you're stuck and you want to help your teammates when they need it.
• A knack for managing your time. You know when to go deeper on a task versus recognizing that it's time to get 'er done and move on to the next thing. Quality is important, but so is speed!
• A willingness to branch into areas outside your core expertise. It's just a fact of life in a small studio as we adapt to the changing demands at each stage of a project.
• Drive to execute. Projects you've worked on in the past (personal or professional) got finished, and got finished properly… and it had a lot to do with you.
• A sense of humor. At least enough that you can tolerate our dumb jokes.

 

City:

State:

Community / Marketing Title: Production Coordinator - Metalhead

Company Profile:

Nous sommes une équipe internationale de spécialistes de la création, de la narration, de la technologie, de la génération d’expériences, de l’innovation et bien plus encore. Nous pensons que nos équipes doivent être aussi diversifiées que nos communautés afin de créer des jeux et des expériences inoubliables. Chez Electronic Arts, la seule limite est votre imagination.

EEOText: À propos d’EA La raison d’être d’Electronic Arts : inspirer le monde par le jeu. Nous créons de nouvelles expériences de jeu extraordinaires pour nos millions de joueurs répartis à travers le monde en réunissant des personnes talentueuses qui combinent créativité, innovation et passion. Nous savons que notre force se trouve dans la diversité de notre personnel. Nos employés sont plongés dans une culture d’intégration, et nous offrons des occasions d’apprendre et de mener qui leur permettent de concrétiser les plus importantes et enrichissantes réalisations de leurs carrières. Nos employés sont d’une importance capitale pour nous. Nous offrons des ensembles d’avantages sociaux complets axés sur la santé et le bien-être afin de répondre à vos besoins, mais aussi vous aider à garder l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Nous offrons un accès à des environnements de travail dynamiques et collaboratifs; à des occasions de tisser des liens et de contribuer à la communauté grâce à nos groupes de ressources pour les employés; à du soutien pour une vie équilibrée avec des congés rémunérés et des congés de maternité et de paternité; à des jeux vidéo gratuits et à bien plus encore! Electronic Arts est un employeur qui offre l’égalité d’accès à l’emploi. Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises sans prendre en considération les critères de race, couleur de peau, origine ethnique, descendance, sexe, genre, identité ou expressions de genre, orientation sexuelle, âge, de nature génétique, religion, invalidité, état de santé, grossesse, situation matrimoniale, situation familiale, statut d’ancien combattant, ou encore tout autre caractéristique protégée par la loi. Electronic Arts veille aussi à procéder à des aménagements spéciaux en milieu de travail pour les candidats qualifiés et présentant une invalidité, en vertu de la loi en vigueur.

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EEO Employer Verbiage:

À propos d'Electronic Arts

Toutes nos actions sont tendues vers le même objectif : transmettre l'envie de jouer. Au travers de nos jeux innovants, de nos services novateurs et de nos technologies de pointe, nous offrons des possibilités infinies à des millions de fans dans le monde entier.

 

Nous cherchons des personnes inclusives et collaboratives aux points de vue variés pour enrichir notre culture et nous stimuler. Grâce à notre programme d’avantages sociaux, nous adoptons une approche holistique centrée sur le bien-être physique, émotionnel, financier, professionnel et communautaire pour soutenir les membres de notre personnel à chaque chapitre de leur vie. Nous fournissons un ensemble complet d’avantages sociaux garantissant une vie équilibrée et offrant notamment des congés payés, des congés parentaux, des jeux gratuits et bien plus encore. Notre objectif est de fournir un environnement de travail sûr et bienveillant qui vous permet de vous épanouir sur le plan personnel comme sur le plan professionnel.

 

Electronic Arts souscrit au principe de l’égalité des chances. Nous prenons nos décisions en matière d’emploi sans distinction de race, de couleur, de pays d’origine, d’hérédité, de sexe, de genre, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, d’informations génétiques, de religion, de handicap, d’état de santé, de grossesse, de situation familiale, d’ancienneté ou de tout autre facteur protégé par la loi. Nous étudions également les candidatures des personnes qualifiées possédant un casier judiciaire, conformément à la loi en vigueur. Par ailleurs, EA aménage l’environnement de travail pour les personnes en situation de handicap, conformément à la loi en vigueur.