BioWare: Executive Assistant

Requisition Number: 150174

Position Title: Executive Assistant I

External Description:

At BioWare, our mission is to create worlds of adventure, conflict, and companionship that inspire you to become the hero of your story.  Our teams drive innovation using cutting-edge tech and tools such as the Frostbite engine and collaborate with thousands of world-class developers across EA’s network of studios.  We are passionate about games and their potential as a creative medium to reach and inspire people through emotion, artistry, and engaging storytelling.  If you share this passion, this is an amazing opportunity to help shape the next generation of gaming.

 

Who you are:

 

You are tremendously organized, able to manage complex projects and thrive on helping leaders do more, be more efficient and more effective then this is the perfect role for you. Our GM and Leadership Team need an excellent partner who knows what it takes to manage executives in a fast-paced environment, keep things organized, collaborate across groups and solve problems before they arise. 

 

What the Executive Assistant will do at BioWare Edmonton:

 

• Committed to provide high-quality support that anticipates the needs of the executive and other leaders they support
• Assume full ownership and maintenance of the Outlook calendar; scheduling, confirming, and negotiating for meeting space and relevant attendees
• Coordinate domestic and international travel
• Track relevant travel and expense receipts for accurate accounting reconciliations. File and track reimbursements, credits, and refunds through to completion in the online tool
• Prepare documents in Word, Excel, and PowerPoint. Proficiency in Microsoft Office is a must
• Project a professional and supportive image to all parties in the screening of telephone calls and greeting guests. Prioritize people and situations in need of attention and handle confidential and sensitive information with the appropriate discretion
• Able to answer select emails on behalf of the Director and the Studio and maintain key internal and external relationships
• Coordinate Studio All-Hands Meetings along with studio Outreach activities to ensure BioWare gives back to the local community. Coordination includes budgeting, scheduling, staffing, messaging and liaising with internal and external parties
• Understand key functions and projects. Provide monitoring and follow-through support on action items in progress
• Coordinate and collaborate with other executive assistants to facilitate good communication, help coordinate joint projects, etc.; serve as backup for other Executive Admins as needed
• Process electronic purchase requests for approvals relating to external purchases, including the processing of invoices relevant to the PO
• Request, confirm, and/or provide all meeting room technology and needed equipment or supplies
• Able to own and execute studio projects and initiatives.

 

Required Skills:

 

• A successful track record supporting senior business leaders for 5+ years
• Self-motivated, highly organized and results-oriented individual who works with little or no supervision, and demonstrates initiative, flexibility, teamwork, maturity under pressure, and anticipates and resolves problems before they escalate
• Excellent administrative and organization skills
• High level of professionalism when speaking with important parties including executives
• Exceptional analytical and problem-solving skills
• Experience organizing worldwide travel
• Maintains the highest level of personal integrity
• Detail oriented and ability to complete work assignments with a high degree of quality
• Ability to manage multiple tasks and assist multiple team members at the same time
• Ability to work in a fast-paced, entrepreneurial environment;
• Excellent interpersonal skills; exceptional verbal and written communication skills
• Takes initiative and goes beyond established framework; looks for new ideas and creative solutions to overcome challenges

 

What’s in it for you? Glad you asked!

The opportunity to work and learn from a world-class games studio making world-class games. We are a culture that thrives off creativity and individuality. At EA, we live the “work hard/play hard” credo every day.

 

More about our location: http://careers.ea.com/our-locations/edmonton

 

Contact: Shanda Wood: shandaw@bioware.com

 

City:

State:

Community / Marketing Title: BioWare: Executive Assistant

Company Profile:

Nous sommes une équipe internationale de spécialistes de la création, de la narration, de la technologie, de la génération d’expériences, de l’innovation et bien plus encore. Nous pensons que nos équipes doivent être aussi diversifiées que nos communautés afin de créer des jeux et des expériences inoubliables. Chez Electronic Arts, la seule limite est votre imagination.

EEOText: À propos d’EA La raison d’être d’Electronic Arts : inspirer le monde par le jeu. Nous créons de nouvelles expériences de jeu extraordinaires pour nos millions de joueurs répartis à travers le monde en réunissant des personnes talentueuses qui combinent créativité, innovation et passion. Nous savons que notre force se trouve dans la diversité de notre personnel. Nos employés sont plongés dans une culture d’intégration, et nous offrons des occasions d’apprendre et de mener qui leur permettent de concrétiser les plus importantes et enrichissantes réalisations de leurs carrières. Nos employés sont d’une importance capitale pour nous. Nous offrons des ensembles d’avantages sociaux complets axés sur la santé et le bien-être afin de répondre à vos besoins, mais aussi vous aider à garder l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Nous offrons un accès à des environnements de travail dynamiques et collaboratifs; à des occasions de tisser des liens et de contribuer à la communauté grâce à nos groupes de ressources pour les employés; à du soutien pour une vie équilibrée avec des congés rémunérés et des congés de maternité et de paternité; à des jeux vidéo gratuits et à bien plus encore! Electronic Arts est un employeur qui offre l’égalité d’accès à l’emploi. Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises sans prendre en considération les critères de race, couleur de peau, origine ethnique, descendance, sexe, genre, identité ou expressions de genre, orientation sexuelle, âge, de nature génétique, religion, invalidité, état de santé, grossesse, situation matrimoniale, situation familiale, statut d’ancien combattant, ou encore tout autre caractéristique protégée par la loi. Electronic Arts veille aussi à procéder à des aménagements spéciaux en milieu de travail pour les candidats qualifiés et présentant une invalidité, en vertu de la loi en vigueur.

Days Open: 50

Can this position be remote?:

EEO Employer Verbiage:

À propos d'Electronic Arts

Toutes nos actions sont tendues vers le même objectif : transmettre l'envie de jouer. Au travers de nos jeux innovants, de nos services novateurs et de nos technologies de pointe, nous offrons des possibilités infinies à des millions de fans dans le monde entier.

 

Nous cherchons des personnes inclusives et collaboratives aux points de vue variés pour enrichir notre culture et nous stimuler. Grâce à notre programme d’avantages sociaux, nous adoptons une approche holistique centrée sur le bien-être physique, émotionnel, financier, professionnel et communautaire pour soutenir les membres de notre personnel à chaque chapitre de leur vie. Nous fournissons un ensemble complet d’avantages sociaux garantissant une vie équilibrée et offrant notamment des congés payés, des congés parentaux, des jeux gratuits et bien plus encore. Notre objectif est de fournir un environnement de travail sûr et bienveillant qui vous permet de vous épanouir sur le plan personnel comme sur le plan professionnel.

 

Electronic Arts souscrit au principe de l’égalité des chances. Nous prenons nos décisions en matière d’emploi sans distinction de race, de couleur, de pays d’origine, d’hérédité, de sexe, de genre, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, d’informations génétiques, de religion, de handicap, d’état de santé, de grossesse, de situation familiale, d’ancienneté ou de tout autre facteur protégé par la loi. Nous étudions également les candidatures des personnes qualifiées possédant un casier judiciaire, conformément à la loi en vigueur. Par ailleurs, EA aménage l’environnement de travail pour les personnes en situation de handicap, conformément à la loi en vigueur.