Assistant Exécutif

Location: Montreal, Quebec CA

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This position is no longer open.

Requisition Number: 154858

Position Title: Executive Assistant II

External Description:

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*** Position temporaire de 12 mois*** 

La motivation nourrit notre industrie – le désir de donner vie à une idée, d’inclure du jamais vu à un jeu. C’est ce qui donne la force motrice de l’équipe Motive. Nos seules limites sont celles de notre imagination. Le studio Motive vise à redéfinir les jeux d’action et à proposer aux adeptes des jeux novateurs de qualité supérieure. Quoi de mieux que d’avoir la possibilité de créer la prochaine franchise à succès, de collaborer à un jeu Star Wars et de participer aux débuts d’un tout nouveau studio? Si les jeux vous passionnent et que vous souhaitez repousser les limites de votre art, profitez de cette occasion unique.

Adjoint de direction:

La motivation nourrit notre industrie – le désir de donner vie à une idée, d’inclure du jamais vu à un jeu. C’est ce qui donne son caractère unique au développement de jeu et à la force motrice de l’équipe Motive. Nos seules limites sont celles de notre imagination.

Nous sommes EA — le chef de file mondial de la diffusion de jeux vidéo. Vous connaissez probablement bon nombre de nos titres — Madden, FIFA, Les Sims, Need for Speed, Dead Space, Battlefield et Star Wars, pour ne nommer que ceux-ci. Mais peut-être ne savez-vous pas combien nous sommes dévoués à la création de jeux pour toutes les plateformes — des réseaux sociaux aux appareils mobiles en passant par les consoles — afin de donner aux consommateurs l’accès en tout temps et en tout lieu qu’ils demandent. Qu’est-ce que cela signifie pour vous? Cela signifie de nombreuses possibilités de laisser libre cours à votre génie créatif, de vous laisser inspirer par les gens qui vous entourent et de donner vie à votre parcours, quelle que soit la direction choisie.

L’organisation n’a aucun secret pour vous? Vous savez gérer des projets complexes et vous aimez aider les leaders à être plus productifs, efficaces et efficients? Voici un rôle tout indiqué pour vous. Notre vice-président a besoin d’un partenaire d’excellence qui sait comment mener les dirigeants dans un environnement rapide, maintenir l’organisation, collaborer avec les autres groupes et résoudre les problèmes avant qu’ils surviennent. 

Rôle de l’adjoint de direction chez Motive :

  • Offrir, de façon autonome, un soutien de haute qualité en anticipant les besoins du dirigeant et des autres leaders sous sa responsabilité
  • Assumer la prise en charge et la gestion complètes du calendrier; planification, confirmation et négociation de l’espace de réunion et des participants pertinents
  • Coordonner les voyages à l’échelle nationale et internationale
  • Faire le suivi des reçus de dépenses et de déplacement aux fins de rapprochements exacts. Classer et suivre les remboursements et les crédits à l’aide de l’outil iExpense
  • Préparer les documents dans Word, Excel et PowerPoint. Compétence d’utilisation de Microsoft Office requise
  • Projeter une image professionnelle et coopérative à toutes les parties dans le filtrage des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs. Accorder la priorité aux gens et aux situations qui requièrent une attention et traiter l’information confidentielle et de nature délicate avec la discrétion qui s’impose
  • Pouvoir répondre aux courriels sélectionnés au nom du vice-président et du studio et préserver les relations clés à l’interne et à l’externe
  • Coordonner les événements sur le site et hors site
  • Comprendre les projets et les fonctions clés. Superviser les éléments d’action en cours et en assurer le soutien
  • Assurer la coordination et la collaboration avec les autres adjoints de direction afin de favoriser une bonne communication, contribuer à la coordination des projets conjoints, etc.; agir à titre de remplaçant du personnel administratif de direction au besoin
  • Traiter les demandes d’achat électroniques aux fins d’approbation pour les achats externes, y compris le traitement des factures se rapportant au bon de commande
  • Jouer le rôle de gestionnaire dans le maintien des fournitures et la coordination des activités au besoin
  • Demander, confirmer ou fournir l’ensemble de la technologie et de l’équipement ou des fournitures nécessaires dans les salles de réunion
  • S’approprier et exécuter les projets et les initiatives du studio
  • Effectuer les autres tâches assignées

Exigences :

  • Dossier de réussite dans le soutien aux chefs de division senior pendant au moins 2 ans
  • Personne automotivée, hautement organisée et axée sur les résultats pouvant travailler avec peu ou pas de supervision, démontrant initiative, souplesse, esprit d’équipe, maturité en situation de stress, et capacité d’anticipation et de résolution des problèmes avant qu’ils ne s’intensifient
  • Excellentes compétences administratives et organisationnelles
  • Niveau élevé de professionnalisme dans les entretiens avec les principaux intervenants, y compris les investisseurs et les dirigeants
  • Compétences exceptionnelles en analyse et en résolution de problèmes
  • Expérience dans l’organisation de voyages partout dans le monde
  • Maintien du plus haut niveau d’intégrité
  • Souci du détail et capacité d’effectuer les tâches assignées avec un niveau de qualité élevé
  • Capacité de gérer des tâches multiples et d’assister plusieurs membres de l’équipe à la fois
  • Capacité à travailler dans un environnement entrepreneurial et dynamique
  • Excellentes compétences interpersonnelles; compétences orales et écrites exceptionnelles en anglais et en français
  • Prise d’initiatives et dépassement du cadre établi; recherche de nouvelles idées et de solutions créatives pour surmonter les obstacles
  • Personne polie, sociable, énergique et axée sur le service
  • Joueur d’équipe ayant un bon sens de l’humour!

Qu'avons-nous à vous offrir? Bonne question!

Nous savons que pour créer des jeux de renommée mondiale, il nous faut des talents de classe mondiale. C'est pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle ainsi qu'une culture basée sur la créativité et l'individualité. Chez EA, nous incarnons le modèle « travail-loisir » chaque jour.

Plus sur notre emplacement : http://careers.ea.com/our-locations/montreal

Les studios Motive vous offrent les moyens et l'occasion. Venez découvrir ce dont vous êtes capable !

 

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***12 month temporary position***  

Everyone in our industry has a Motive - an idea they want to bring to life, something they’ve never seen before in a game that they want to make a reality. This is what drives everyone at Motive. The only limit here is the team’s imagination. What could be better than getting to create the world’s next block buster franchise and be part of building a brand new studio from the ground up? If you are passionate about games and motivated to push your craft further this is the opportunity of a lifetime.

If you are tremendously organized, able to manage complex projects and thrive on helping leaders do more, be more efficient and more effective then we might have the perfect role for you. Our Vice President needs an excellent partner who knows what it takes to manage executives in a fast-paced environment, keep things organized, collaborate across groups and solve problems before they arise. 

What the Executive Assistant will do at Motive:

  • Independently provide high-quality support that anticipates the needs of the executive and other leaders s/he supports
  • Assume full ownership and maintenance of the calendar; scheduling, confirming, and negotiating for meeting space and relevant attendees
  • Coordinate domestic and international travel
  • Track relevant travel and expense receipts for accurate accounting reconciliations. File and track reimbursements, credits, and refunds through to completion in the iExpense tool
  • Prepare documents in Word, Excel, and PowerPoint. Proficiency in Microsoft Office is a must
  • Project a professional and supportive image to all parties in the screening of telephone calls and greeting guests. Prioritize people and situations in need of attention and handle confidential and sensitive information with the appropriate discretion
  • Able to answer select emails on behalf of VP and Studio and maintain key internal and external relationships
  • Ability to coordinate events at onsite or offsite venues
  • Understand key functions and projects. Provide monitoring and follow-through support on action items in progress
  • Coordinate and collaborate with other executive assistants to facilitate good communication, help coordinate joint projects, etc.; serve as backup for other Executive Admins as needed
  • Process electronic purchase requests for approvals relating to external purchases, including the processing of invoices relevant to the PO
  • Function as Office Manager, maintaining supplies and coordinating activities as needed
  • Request, confirm, and/or provide all meeting room technology and needed equipment or supplies
  • Able to own and execute studio projects and initiatives.
  • Other duties as assigned

Who You Are:

  • A successful track record supporting senior business leaders for 2+ years
  • Self-motivated, highly organized and results-oriented individual who works with little or no supervision, and demonstrates initiative, flexibility, teamwork, maturity under pressure, and anticipates and resolves problems before they escalate
  • Excellent administrative and organization skills
  • High level of professionalism when speaking with important parties including investors and executives
  • Exceptional analytical and problem-solving skills
  • Experience organizing worldwide travel
  • Maintains the highest level of personal integrity
  • Detail oriented and ability to complete work assignments with a high degree of quality
  • Ability to manage multiple tasks and assist multiple team members at the same time
  • Ability to work in a fast-paced, entrepreneurial environment;
  • Excellent interpersonal skills; exceptional verbal and written communication skills in English and French
  • Takes initiative and goes beyond established framework; looks for new ideas and creative solutions to overcome challenges
  • Polite, easy-going, patient, energetic and service-oriented
  • Team player with good sense of humor!

What’s in it for you? Glad you asked!

We realize it takes world-class people to make world-class games, we offer competitive compensation packages and a culture that thrives off of creativity and individuality. At EA, we live the “work hard/play hard” credo every day.

More about our location: http://careers.ea.com/our-locations/montreal

Motive Studios has the Means and Opportunity. Come see what you can do!

 

City:

State:

Community / Marketing Title: Assistant Exécutif

Company Profile:

Electronic Arts Inc. is a leading global interactive entertainment software company. EA delivers games, content and online services for Internet-connected consoles, personal computers, mobile phones and tablets.

EEOText: EA is an equal opportunity employer. All employment decisions are made without regard to race, color, national origin, ancestry, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, genetic information, religion, disability, medical condition, pregnancy, marital status, family status, veteran status, or any other characteristic protected by law. EA also makes workplace accommodations for qualified individuals with disabilities as required by applicable law.

Date Opened: 2019-03-06 18:28:20.653

EEO Employer Verbiage:

EA is an equal opportunity employer. All employment decisions are made without regard to race, color, national origin, ancestry, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, genetic information, religion, disability, medical condition, pregnancy, marital status, family status or veteran status. We will also consider for employment qualified applicants with criminal records in accordance with applicable law.

Location: Montreal

Location_formattedLocationLong: Montreal, Quebec CA

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